Tuottavuuspotentiaalin arviointi ja seuranta
Pitkissä ja monimutkaisissa investointihankkeissa kannattavuus ei ratkea investointisummalla vaan sillä, miten toiminta kehittyy uusien ratkaisujen käyttöönoton myötä
Tuottavuuspotentiaalin perusteella investoinnin tarpeellisuus ja välttämättömyys voidaan perustella päätöksentekijöille ja rahoittajalle, ja saadaan näkymä investoinnin takaisinmaksuajasta puhtaasti toimintakustannuksien näkökulmasta.
Tuottavuuspotentiaalin arviointiin ja seurantaan sisältyvät palvelumme:
- Toiminnallinen vaikuttavuus
- Tuottavuuspotentiaalin seurantatyökalun laadinta
- Tuottavuuden ja kannattavuuden parantaminen
- Käyttökustannusmallin kehittäminen
Suurten investointien onnistuminen ei ratkea investointisummaa tarkastelemalla, vaan sillä, miten organisaation toiminta kehittyy investoinnin myötä. Todellinen arvo syntyy vasta käyttöönoton jälkeen – arjen prosesseissa, toimintamalleissa ja kyvyssä hyödyntää uusia ratkaisuja tehokkaasti.
Tuottavuuspotentiaalin systemaattinen tunnistaminen ja arviointi tarjoaa keinon hahmottaa, missä kehityskohteet ovat, miten ne vaikuttavat kustannuksiin ja tuottavuuteen sekä millä edellytyksillä investointi maksaa itsensä takaisin. Tämä edellyttää huolellista ennakkosuunnittelua, toimintaprosessien uudistamista, kapasiteetin oikeaa mitoitusta sekä johdonmukaista muutosjohtamista.
Koska investointihankkeet ovat pitkiä ja toimintaympäristö muuttuu niiden aikana, tuottavuuspotentiaalin arviointi ei ole kertaluonteinen tehtävä. Sen jatkuva päivittäminen ja seuranta ovat keskeisiä, jotta suunnitelmat pysyvät relevantteina ja tavoitteet saavutettavissa.
Lopulta ratkaisevaa ei ole se, mitä rakennetaan tai hankitaan – vaan se, miten toimintaa muutetaan ja johdetaan vastaamaan tulevaisuuden tarpeisiin.
Tuottavuus luodaan monivaiheisesti
Investointihankkeen alkuvaiheessa tehdään päätökset, joilla on suurin vaikutus toiminnan sujuvuuteen ja operatiivisiin kustannuksiin: mitä sijoitetaan minne, kuinka paljon tilaa tarvitaan ja miten toiminta järjestetään. Pienilläkin panostuksilla voidaan tässä vaiheessa vaikuttaa merkittävästi elinkaarikustannuksiin. Parhaimmillaan lopputuloksena on parempi vaikuttavuus ilman lisäresursseja ja hyöty näkyy sekä asiakkaille että koko yhteiskunnalle.
Tuottavuuspotentiaali ei synny tiloista vaan toiminnasta. Visioran rooli on varmistaa, että investointihanke käsitetään ensisijaisesti toimintaprosessien uudistamis- ja muutosjohtamishankkeena, ei ainoastaan tilahankkeena. Suunnitteluvaihe ennen käyttöönottoa ratkaisee, toteutuuko potentiaali. Sen aikana on huolehdittava kolmesta asiasta:
- Heti alkuvaiheessa varmennettaan, että kaikkiin yksiköihin kohdistuu samalla tarkkuustasolla systemaattinen kehittäminen
- Reagointi muutoksiin toimintaympäristössä ja vaikutuksen arviointi tuottavuustavoitteisiin. Esimerkiksi hankkeen laajuus voi muuttua matkan varrella.
- Ammattilaisten sitouttaminen uusiin toimintatapoihin ja -malleihin, jotta tuottavuuspotentiaali saadaan realisoitua. Tämä edellyttää riittävää tiedottamista ja koulutusta yksikkö- ja yksilötasolla tulevista muutoksista.
Ilman systemaattista muutosjohtamista potentiaali jää helposti realisoitumatta. Tarjoamme hankkeen johdolle tähän neuvonantoa. Alla oleva kuva havainnollistaa, miten eri osa-alueet yhdessä määrittävät investointihankkeen tuottavuuspotentiaalin.
Tuottavuuspotentiaalin seurantatyökalu
Tuottavuuspotentiaalin määrittelyvaiheessa syntyy ideoita, joista kaikki eivät ole suoraan rahassa mitattavia, mutta voivat olla edellytyksiä myöhemmälle hyödylle. Siksi on olennaista päättää, mitä toteutetaan missäkin vaiheessa ja määrittää selkeät vastuut. Sairaalahankkeet ovat pitkäkestoisia ja muuttuvia, joten uusia mahdollisuuksia syntyy ja osa ratkaisuista voi osoittautua myöhemmin epäkelvoiksi. Jatkuva vaikutusten arviointi auttaa ohjaamaan hanketta oikeaan suuntaan.
Seurantatyökalun avulla voidaan seurata kehityskohteiden etenemistä, jakaa vastuut ja varmistaa toteutus. Tuottavuuden toteutuminen edellyttää ennen kaikkea tehokasta muutosjohtamista – muuten on riski, että potentiaali jää hyödyntämättä tai tilat eivät vastaa toimintaa. Keskeistä on läpinäkyvyys, ajantasainen suunnittelu sekä oikea-aikaiset resurssipäätökset. Lisäksi onnistunut käyttöönotto vaatii huolellista perehdytystä, harjoittelua ja simulaatioita, jotta toiminta on sujuvaa ja potilasturvallisuus säilyy.
Tuottavuuspotentiaalin arviointi ei ole kertaluontoinen harjoitus
Kokemus sadoista julkisen sektorin hankkeista osoittaa, mitä toimenpiteitä eri vaiheissa kannattaa tehdä ja millä tarkkuudella.
Tuottavuuspotentiaalin määrittely ei saa jäädä hankkeen alkuun, vaan sitä tulee päivittää ja seurata jatkuvasti, jotta muutoksiin voidaan reagoida ajoissa ja vaikutukset ulottuvat laajasti koko organisaatioon. Arvioinnissa joudutaan usein tarkastelemaan toimintoja yksityiskohtaisesti, jotta kehitys- ja tuottavuuskohteet tunnistetaan. Suunnittelussa korostuvat substanssiosaaminen ja aiemmista hankkeista saatu kokemus.