Servica – Välinehuollon uusi hinnoittelutyökalu
Välinehuollon uusi hinnoittelutyökalu parantaa Servican tuotehinnaston läpinäkyvyyttä ja kustannusvastaavuutta
Projekti toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Servican välinehuollon ja Visiora Partnersin kesken. Nykytilan kustannusrakenne ja tulevat muutokset kuvattiin hyödyntäen parasta käytettävissä olevaa tietoa mm. toiminnanohjausjärjestelmistä, kirjanpidosta sekä toimintaraporteista. Olennainen osa työtä oli välinehuoltoyksiköiden havainnointi, jonka perusteella laadittiin toimintolistaus.
Toiminnan muutoksilla on vaikutuksia kustannuksiin ja hinnoitteluun
Servica tuottaa Pohjois-Savon hyvinvointialueen (PSHVA) välinehuoltopalvelut useissa toimipisteissä. Välinehuollossa pestään, steriloidaan, desinfioidaan ja pakataan satojatuhansia potilaiden hoidossa käytettäviä välineitä vuosittain. Servica ja PSHVA tekevät toiminnan suunnittelua tiiviisti yhdessä.
Servican välinehuollon toiminta ja toiminnan kustannusrakenne ovat muuttuneet vuosien saatossa ja nykyiset laskutusperusteet vaativat päivitystä. Hinnoittelumallin päivitys oli noussut keskeiseksi vuoden 2025 kehittämiskohteeksi, koska toimintaan kohdistuu muutoksia eikä aiemman hinnoittelumallin läpinäkyvyys ollut riittävän hyvä. Servican ja asiakkaan välinen vastuunjako on myös muuttumassa. Jotta välinehuollon toiminnasta aiheutuvat kustannukset saadaan jatkossa kohdistettua mahdollisimman oikein eri tuotteille, Servica halusi selvittää toimintolaskennan avulla, mitkä ovat toimintojen käyttämät resurssit ja niiden kustannukset ja miten eri tuotteet käyttävät eri toimintoja. Servica tarvitsi käyttöönsä työkalun, jolla se pystyisi tulevaisuudessa päivittämään tuotehinnastoa tulevien vuosien toiminnan muutoksia vastaavaksi.
Kevään 2025 aikana Servica ja Visiora toteuttivat yhdessä välinehuollon toimintokustannusanalyysin ja tuotehinnoittelun laskennan. Uuden hinnoittelumallin tavoitteina oli:
- Toteuttaa läpinäkyvä hinnoittelumalli, jossa toimintokustannukset kohdennetaan tuotteille niiden todellisen käytön mukaan
- Kuvata toimintojen kustannukset uudessa tilanteessa, jossa vastuunjako asiakkaan ja Servican välillä muuttuu
- Tehdä helppokäyttöinen työkalu, jolla pystytään simuloimaan tulevia muutoksia etukäteen
- Erityisenä tarpeena oli eriyttää suun terveydenhuollon välinehuoltopalvelut omiksi tuotteiksi ja laskea niille omat kustannukset ja hinnasto
Välinehuollon toiminta ja kustannukset läpivalaistiin perusteellisesti
Koko Servican toiminta jaettiin noin 30 toimintoo, jotta kaikki välinehuollon toimintaan liittyvät kustannukset pystyttiin kohdentamaan kullekin toiminnolle eri kustannusajureita käyttäen. Ajankäyttömittausten avulla työajan jakaantuminen saatiin kohdennettua toiminnoille toteuman mukaan.
Kun kustannukset oli jaettu toiminnoille, yhdistettiin tuotteet ja niiden käyttämät toiminnot. Välinehuollon tuotelistaus ja suoritemäärät tarkastettiin ja päivitettiin vastaamaan tulevaisuuden tarvetta. Jokaisen tuotteen osalta selvitettiin, miten tuote käyttää eri toimintoja. Kustannukset kohdennettiin tuotteille parhaiten kutakin toiminto-tuotekombinaatiota kuvaavilla kustannusajureilla.
Tuotteiden ja toimintojen kohdennusta kehitettiin iteratiivisesti Servican ja Visioran yhteistyöstöllä. Sen tuloksena saatiin kuvattua tarkasti ja toistettavasti todelliset kustannuserot tuotteiden välillä. Projektin lopputuotoksena kehitettiin työkalu, jolla hallitaan koko laskentaketju kustannuslähtötiedoista lopulliseen tuotehinnastoon. Tämän avulla pystytään myös nostamaan esiin toiminnan kehityskohteita ja kohdentamaan toimenpiteitä sinne, missä niillä saadaan parhaiten kustannusvaikuttavuutta.
Uusi hinnoittelumalli varmistaa toiminnan kustannustehokkuuden
Työ valmistui sovitun aikataulun mukaisesti. Projektissa saavutettiin kaikki tavoitteet, ja yhteistyö sujui hyvin luontevasti. Yksi onnistumisen avaintekijä oli jatkuva yhteydenpito Servican ja Visioran projektipäälliköiden kesken. Projektin laajemmalle kokoonpanolle pystyttiin joka viikko tuomaan valmisteltuja sisältöjä kommentoitavaksi.
Mallin käyttö koulutettiin Servicalle, ja projektin päätyttyä Servica teki sillä seuraavan hinnoittelukauden hinnanmääritykset. On saatu varmuus siihen, että toiminnan kustannukset katetaan ja asiakas maksaa oikean hinnan palvelusta. Uusi hinnasto auttaa kohdentamaan kustannukset jatkossa tarkemmin mm. kirurgisten yksiköiden ja suun terveydenhuollon yksiköiden
välillä. Läpinäkyvyyden parantuminen on huomattava edistysaskel yhteistyössä, sillä se lisää luottamusta osapuolten välillä ja mahdollistaa toiminnan edelleen kehittämisen kustannustehokkaampaan suuntaan.
On saatu varmuus siihen, että toiminnan kustannukset katetaan ja asiakas maksaa oikean hinnan palvelusta
”Visiora valikoitu kumppaniksi laajan toimialakokemuksen sekä vastaavien hinnoittelumallitoteutusten perusteella. Visioran asiantuntijoiden syvä ymmärrys toiminnan sisällöistä ja toimintokustannuslaskennasta, sekä kyky toteuttaa läpinäkyvä ja helposti käytettävä laskentatyökalu hinnoittelun ylläpitämiseen ovat tuoneet meille merkittävää hyötyä. Yhteistyö on ollut helppoa ja luvatut sisällöt on tuotettu sovitussa aikataulussa, ja olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön.” Sami Reponen, aluepäällikkö Servica Oy