Valtion yhteisten työympäristöjen tilatehokkuus varmistetaan tietopohjaisesti
Senaatti-kiinteistöjen kanssa laaditun mitoituslaskurin avulla tilojen määrä oikeaksi
Valtion yhteiset työympäristöt -hankekokonaisuudessa tehdään eri organisaatioille yhteisiä työympäristöjä, joissa oman toimiston sijaan käytössä ovat yhteiset toimistotilat palveluineen. Ensimmäisiä yhteisiä työympäristöjä on jo otettu käyttöön, ja eri puolille Suomea toteutetaan useita hankkeita lähivuosina. Senaatti-kiinteistöjen ja Visiora Partnersin yhteistyöllä on laadittu laajaan tietopohjaan perustuva mitoituslaskuri, jonka avulla varmistetaan, että tilaa mitoitetaan käyttäjäorganisaatiolle ja koko kohteelle juuri oikea määrä.
Tiedolla johtamisen avulla varmistetaan yhteiskäytön hyödyt
Yhteisillä työympäristöillä vastataan pandemian jälkeisessä ajassa pysyvästi muuttuneeseen tapaan tehdä tietotyötä. Niillä voidaan vähentää tyhjillään olevien tilojen määrää ja pienentää viranomaisten toiminnan hiilijalanjälkeä sekä tilakustannuksia.
Senaatti-kiinteistöt vastaa valtion kiinteistöomaisuuden hallinnasta ja kehittämisestä ja tuottaa käyttäjäasiakkaille asiantuntijapalveluita yhdessä kumppaniverkostonsa kanssa. Visiora on toiminut kapasiteettimitoituksen asiantuntijana sadoissa eri toimialojen hankkeissa, ja toiminut myös Senaatti-kiinteistöjen puitesopimuskumppanina aiemmissa yhteistyöhankkeissa.
”Visiora valikoitu kumppaniksi laajan kapasiteettisuunnittelun ja toiminnan analysoinnin osaamisen ansiosta. Halusimme saada varmuuden sille, että yhteisten työympäristöjen mitoitusta johdetaan tiedolla. Asiakkaillemme, työympäristön käyttäjille muutos on erittäin suuri, ja on erittäin tärkeää, että pystymme johtamaan mitoitustekijät läpinäkyvästi heidän todellisen tilankäytön eikä mutu-tuntuman perusteella” kertoo Santeri Paakko Senaatti-kiinteistöistä.
Yhteisissä työympäristöissä voi olla kymmeniä eri käyttäjäorganisaatioita, ja sen vuoksi on erityisen tärkeää, että mitoitus tehdään vakioidulla tavalla koko kohteelle. Senaatti-kiinteistöt ja Visiora analysoivat ensin kapasiteetin käytön nykytilanteen. Tulevien hankkeiden suunnittelun alkuvaihetta sekä joka vuosi tapahtuvaa käyttösuunnitelman päivitystä varten toteutettiin tämän jälkeen mitoituslaskuri.
Yhteistyön tavoitteina oli:
- Saada tarkka käsitys toimistotilojen käytöstä ja sen vaihtelusta
- Tunnistaa, miten paljon yhteiskäyttöisillä tiloilla voidaan vähentää vajaakäyttöön liittyvää hukkaa ilman että se haitta käyttäjän toimintaa tiloissa
- Luoda useita eri tiedonkeruumenetelmiä hyödyntävä kapasiteettilaskentatyökalu, jonka avulla Senaatti-kiinteistöt voi laskea koko kohteen sekä kunkin kohteeseen sijoittuvan viranomaisen kapasiteettimitoituksen
- Kouluttaa työkalun käyttö Senaatti-kiinteistöille ja tarkentaa sitä käyttökokemusten perusteella
Tarkkaan tietoon pohjautuvan mitoituslaskurin avulla pystytään mallintamaan erilaiset tilanteet toimistojen käyttötarpeissa sekä ajan suhteen vaihteleva läsnätyötä tekevien työntekijöiden määrä. Vaihtelun suuruus vaikuttaa tarvittavien tilojen määrään, eikä perinteisillä mitoitustavoilla pystytä laskemaan oikeaa käyttäjämitoitusta riittävän tarkasti yhteiselle työympäristölle.
Laskurin lähtötiedot tuotetaan automaattisella tiedonkeruulla, jolloin mitoituksessa voidaan hyödyntää erittäin laajoja aineistoja. Suunnittelussa voidaan etukäteen myös testata, millaiseen tehokkuustasoon erilaisilla mitoitusparametreilla voitaisiin päästä. Mitoituslaskurilla varmistetaan, että tilaa mitoitetaan riittävästi mutta ei liikaa suhteessa organisaation tarpeisiin.
Kapasiteettimitoitustyökalu tukee Senaatti-kiinteistöjen ja käyttäjäasiakkaiden yhteistyötä kohteen suunnittelun alkuvaiheessa. Todelliseen tilojen käyttöön perustuvan tiedon avulla voidaan yhdessä asiakkaan kanssa varmistaa, että tilamitoitus riittää toiminnalle.
Käyttöastemittaustulosta tarkennettiin vaiheittain
Ensimmäisessä vaiheessa käytettiin hyödyksi pandemian jälkeen toteutettuja käyttöastemittauksia. Näin saatiin muodostettua ensimmäinen kokonaiskuva toimiston käytön nykytilanteesta ja rakennettua ensimmäinen versio mitoituslaskurista. Samalla tunnistettiin havainnointimenetelmän rajoitukset ja tarve uusille menetelmille, joilla käytön vaihteluihin ja trendimuutoksiin päästään paremmin käsiksi.
Toisessa vaiheessa hyödynnettiin tarkempia tiedonkeruumenetelmiä. Kerätyistä tiedoista tehtiin kattava analyysi, jonka avulla hahmotettiin, miten kaikkea kertyvää tietoa tulisi käyttää kokonaisuutena. Havaintoja voidaan mm. tarkistaa toisen mittausmenetelmän tuloksilla. Mitoituslaskuri pystyykin hyödyntämään mm. anonymisoituja wifi-kirjautumistietoa sekä kulunvalvonnan lokitietoja. Näillä menetelmillä tuotettu laaja aineisto palvelee hyvin pitkäkestoista ja toisteista mittaamista.
“Kapasiteettilaskurilla varmistetaan, että resursseja käytetään yhteisissä työympäristöissä tehokkaasti ja asiakkaalle on käytössä riittävästi tiloja omaan toimintaansa. Visioran avulla olemme saaneet läpinäkyvän ja helposti käytettävän laskentatyökalun käyttöön, joka tuottaa meille merkittävää hyötyä” sanoo Senaatti-kiinteistöjen Jyrki Reinikainen.
Laskentatyökalu tukee älykästä suunnittelua ja sitä on helppo käyttää
Mitoituslaskurilla hallitaan laskentaketju mittaustietojen analysoinnista kohteen kokonaismitoitukseen ja käyttäjäkohtaiseen käyttöoikeustietoon. Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijat pystyvät työkalulla laskemaan kohteelle oikean kapasiteetin, ja arvioimaan etukäteen työpisteiden ja muiden työnteon paikkojen käyttöastetta tulevissa kohteissa. Työkalun lähtödatan päivitys on helppoa, ja kohteiden vuosittaisissa mitoitustarkasteluissa pystytään käyttämään tuoreinta, todelliseen käyttöön perustuvaa dataa seuraavan suunnittelujakson mitoittamiseen.
Työ valmistui sovitun aikataulun mukaisesti huhtikuussa 2025, ja uutta työkalua on jo käytetty kohteiden suunnittelussa. Projektissa onnistuttiin yhdistämään Senaatti-kiinteistöjen asiantuntemus toimistojen suunnittelusta, Senaatin keräämät laajat data-aineistot sekä Visioran vuosikymmenien kokemus kapasiteettisuunnittelusta ja laskentatyökalujen toteuttamisesta.