Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen toiminnallinen konseptointi ja mitoitushanke
Helsingin kaupungin tavoitteena on parantaa sosiaali- ja terveystoimen toimintojen ja tilankäytön resurssi- tehokkuutta kaupungin tietojohtamisen strategian ja toimitilastrategian mukaisesti. Kun tarve kehittää Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen toimintakonseptia sekä määrittää sen tulevaisuuden tila- ja henkilöstötarpeet tuli ajankohtaiseksi, Helsingin kaupunki halusi löytää parhaan kumppanin kehityshankkeen vetäjäksi. Visiora Partnersilla oli tarjota vakioidut menetelmät tulevaisuuden palvelutarve-ennusteen tuottamiseen kysyntälähtöisen suunnittelumallin avulla. Vahvat näytöt vastaavan mittaluokan onnistuneista sote-sektorin kehitysprojekteista puolsivat Visioran valintaa yhteistyökumppaniksi.
Kysyntälähtöinen malli ja tiedolla johtaminen konseptoinnin ja suunnittelun lähtökohtina
Sote-uudistusta koskevien selvitysten mukaan toimintayksikköjen mitoittaminen tavoitteellisten suoritemäärien perusteella tarjoaa paremmat edellytykset toiminnan ja tilankäytön kehittämiselle ja käytölle kuin tähän mennessä käytetyt henkilöresurssiperusteiset menetelmät.
Kysyntälähtöisen mallin lähtökohdaksi laadittava palvelutarve-ennuste pohjautuu laajaan data-analyysiin ja tulevaisuusskenaarioihin. Tulevaisuuden tilojen ja henkilöstön määrä mitoitetaan toiminnallisten tarpeiden ja tavoitesuoritemäärien perusteella. Toiminnan tuottavuutta voidaan optimoida, kun henkilöstön ja tilojen määrittelyssä ja mitoituksessa huomioidaan uudistuvat toimintamallit sekä tilojen monikäyttöisyys ja yhteiskäyttö.
Kysyntälähtöisessä suunnittelussa pyritään ennakoimaan palvelutarpeita analysoimalla väestötietoja, terveystrendejä, demografisia muutoksia ja muita yhteiskunnallisia tekijöitä. Kysyntälähtöisyys pyrkii varmistamaan, että sote-sektorin palvelut ovat inhimillisiä, tehokkaita ja taloudellisesti kestäviä, sekä vastaavat asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin kysynnän vaihdellessa vuoden aikana.
”Heti alkuun teimme mahdollisimman laajan nykytila-analyysin. Oli tärkeää saada järjestelmistämme tietoa nykyisten henkilöstöresurssien suoritteista nykyisillä volyymeilla, jotta tulevaisuuden skenaarioita päästiin tiettyjen ankkurilukujen pohjalta työstämään”, kertoo terveys- ja hyvinvointikeskuksen projektipäällikkö Lars Rosengren.
”Lähdimme liikkeelle ensin johdon kanssa pidetyillä yleisemmillä työpajoilla, joissa määriteltiin hankkeen tavoitteet ja yleiset suuntaviivat. Suunnittelua varten tarvittavan taustadatan keruu oli varsin massiivinen työ, kun mukana on yli 20 eri toimintoa ja heidän kaikki palvelunsa. Nykyiset suoritevolyymitiedot kerättiin asiakastietojärjestelmästämme Apotista ensimmäistä kertaa näin suuressa mittakaavassa. Visioran määrätietoinen ja rauhallinen ote edisti hyvää dialogia projektiryhmissä”, kertoo perhe-
keskuksen projektipäällikkö Anna-Kaisa Tukiala.
Ammattimaisesti ohjattu työpajatyöskentely vahvistaa sitoutumista
Uusien toimintamallien ja -prosessien kehittämisessä tulee osallistaa ja sitouttaa kaikki keskeiset sidosryhmät, jotta uuden toimintakonseptin käyttöönotolle luodaan realistiset edellytykset. Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen hankkeessa tämä toteutettiin lukuisissa työpajoissa, joissa projektitiimi sekä kaikki keskeiset palvelutoiminnot pääsivät yhdessä määrittelemään visionsa tulevaisuuden tarpeista.
Työpajatyöskentelynä toteutetussa tulevaisuuden toimintamallin konseptoinnissa selvitettiin resurssi- ja tilatarpeita tulevaisuuden palvelukysynnälle. Toimintamallin ja tilankäytön konseptointi on monivaiheinen prosessi, joka vaatii sitoutumista, luovuutta ja strategista ajattelua. Onnistunut konseptointi parantaa merkittävästi organisaation tehokkuutta.
Visiora Partnersin tiimin asiantuntemus ja kokemus tulivat hyvin esiin juuri tässä työpajatyöskentelyssä
”Visioran tiimin asiantuntemus ja kokemus tulivat hyvin esiin juuri tässä työpajatyöskentelyssä. Työpajat ovat parhaimmillaan tuottava ja inspiroiva kokemus kaikille osallistujille ja tässä mielestäni onnistuttiin. Niissä saavutetulla yhteisellä sitoutumisella on äärimmäisen suuri vaikutus koko hankkeen edistymiselle”, kertoo kertoo terveys- ja hyvinvointikeskuksen projektipäällikkö Lars Rosengren.
”Visioran ammattimaisesti fasilitoimissa työpajoissa olivat mukana kaikki eri toiminnot ja heidän edustajansa. Työpajoissa oli hedelmällinen ilmapiiri ja se, että osalliset pääsivät hyvinkin tarkalla tasolla yhteiseen tekemiseen mukaan, oli todella tärkeää. Meillä on niin laaja ja heterogeeninen palvelukokonaisuus ja niin valtavasti eri toimijoita, että emme olisi vain omin voimin pystyneet koko porukkaa osallistamaan”, sanoo perhekeskuksen projektipäällikkö Anna-Kaisa Tukiala.
Visioran kysyntälähtöisen suunnittelumallin mukaisesti toimintakonseptia ja -prosesseja testattiin simuloinnin avulla. Palvelu- ja hoitoprosessien simuloinnilla nähdään vaikutukset etukäteen ja pystytään määrittelemään kuinka paljon kyseinen toimintamallin uudistus tai muutos vaatii henkilöstöä tai tiloja. Simulointi on edullinen, nopea ja turvallinen tapa tutkia eri vaihtoehtojen vaikutuksia.
Pilottihankkeen konseptia ja tuloksia hyödynnetään tulevissa sote-keskushankkeissa
Ison muutoshankkeen läpivienti vaatii onnistuakseen suunnitelmallisuutta, johdonmukaisuutta, hallittua toimeenpanoa ja jatkuvaa seurantaa. Hyvä muutosjohtaminen tasoittaa tietä tulevaisuuden terveydenhuollon hoito- ja palveluprosessien käyttöönotolle. Visioran roolina oli myös varmentaa Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen hankkeen kokonaisvaltaisuus korostaen toiminnan uudistamista ja muutosjohtamista tilasuunnittelun ohella.
Malmin perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen hanke toimii pilottina, jossa saatavia kokemuksia hyödynnetään Helsingin kaupungin tulevien vastaavien hankkeiden suunnittelussa.
”Hankkeen loppuraportin pohjalta tullaan tekemään linjaukset tulevasta toimintakonseptista ja sen vaikutuksista tulevan keskuksen laajuuteen. Hanke auttoi ymmärtämään, että tulevia tiloja pitää ajatella kokonaisuutena eikä vain yksittäisten palvelutoimintojen näkökulmasta. Meillä on Haagan vastaava keskus suunnitteilla ja tästä Malmin pilotista pystymme hyödyntämään toimintakonseptin linjaukset ja speksit ja tekemään hanke hiukan kevyemmän prosessin kautta”, kertoo perhekeskuksen projektipäällikkö Anna-Kaisa Tukiala.
Yhteistyö Visioran kanssa on ollut sujuvaa ja kitkatonta ja projektia on johdettu koko ajan systemaattisesti rautaisella
ammattitaidolla.
”Yhteistyö Visioran kanssa on ollut sujuvaa ja kitkatonta ja projektia on johdettu koko ajan systemaattisesti rautaisella ammattitaidolla. En ole aikaisemmin ollut mukana vastaavassa arviointikokonaisuudessa, jossa näin systemaattisesti on käyty kaikki asiat läpi näin monesta eri näkökulmasta”, summaa terveys- ja hyvinvointikeskuksen projektipäällikkö Lars Rosengren.
Lisätietoja antavat:
Mikko Asumaniemi
Senior Consultant
Visiora Partners Oy
050 364 2710
Lars Rosengren
Projektipäällikkö
Terveys- ja hyvinvointikeskus
050 555 7781
Anna-Kaisa Tukiala
Projektipäällikkö
Perhekeskus
040 596 5128
Malmin uuden perhekeskuksen ja terveys- ja hyvinvointikeskuksen arvioitu henkilöstömäärä on n. 750 sote-ammattilaista. Sinne sijoittuvat seuraavat palvelut:
- Terveysasemapalvelut
- Äitiys- ja lastenneuvolan palvelut sekä
puheterapia ja psykologipalvelut - Hammashoidon palvelut
- Fysioterapia ja toimintaterapia
- Lapsiperheiden, nuorten ja aikuisten
sosiaalipalvelut - Mielenterveys- ja päihdepalvelut
- Lapsiperheiden kotipalvelu
- Lastensuojelun palvelut
- Vammaispalvelut
- Ikääntyneiden palveluohjaus
- Laboratorio ja röntgen
- Kahvila ja ravintola
"Visiora Partnersin määrätietoinen ja rauhallinen ote edisti hyvää dialogia projektiryhmissä"
– Anna-Kaisa Tukiala, perhekeskuksen projektipäällikkö